Actualmente, muchas empresas se encuentran con la necesidad de compartir datos personales con terceros, ya sea para cumplir con obligaciones legales, optimizar sus servicios o externalizar algunos procesos. Sin embargo, la cesión de datos no es un proceso que debamos realizar de manera improvisada o sin tener en cuenta ciertas consideraciones importantes.
De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos 679/2016 (RGPD) y con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), una cesión de datos personales a terceros debe cumplir con una serie de requisitos diseñados para proteger los derechos y la privacidad de los titulares de los datos. Este artículo tiene como objetivo ofrecer una guía detallada sobre los aspectos fundamentales que deben considerarse al redactar un contrato de tratamiento de datos con terceros, asegurando que la cesión de datos se lleve a cabo de forma legal y responsable.
1. ¿Qué es una cesión de datos?
La cesión de datos, en su forma más simple, se refiere a la transferencia de información personal de una entidad a otra. En este escenario, la entidad que transfiere los datos es denominada como la empresa cedente, mientras que la que recibe los datos es la empresa cesionaria. Esta acción puede darse entre empresas que forman parte del mismo grupo empresarial o entre empresas completamente independientes. El RGPD y la LOPDGDD establecen que cualquier cesión de datos a terceros debe estar respaldada por un contrato adecuado, garantizando que se respeten los derechos de los interesados.
El marco legal del RGPD y la LOPDGDD son especialmente rigurosos en cuanto a la cesión de datos, ya que establece que sólo puede llevarse a cabo cuando existe un fundamento legítimo, como el consentimiento del titular o una justificación legal clara. Esta normativa se aplica tanto a empresas del ámbito privado como a administraciones públicas y su incumplimiento puede acarrear sanciones graves.
2. ¿Puede una empresa dar mis datos a otra?
Una de las preguntas más frecuentes en este ámbito es precisamente si una empresa puede concederle datos de terceros a otra compañía. La respuesta, en términos generales, es que sí, pero también es cierto que conlleva ciertas condiciones. No es suficiente con que una empresa decida por su cuenta compartir los datos, sino que debe existir un fundamento legal que justifique dicha cesión.
En muchas situaciones, se requiere el consentimiento explícito del titular de los datos. Sin embargo, también existen otros motivos legítimos, como la ejecución de un contrato o el cumplimiento de una obligación legal, que pueden permitir la transferencia de datos sin la necesidad de un consentimiento directo. En cualquier caso, es fundamental que los titulares de los datos estén debidamente informados sobre quién accederá a su información y con qué propósito se utilizará.
3. Consentimiento para la cesión de datos personales
En la mayoría de las situaciones, las empresas necesitan obtener el consentimiento explícito y bien informado de los titulares de los datos antes de proceder con la cesión de su información personal. Frases comunes en los formularios de autorización, como «doy mi consentimiento para el tratamiento de mis datos personales», son fundamentales para cumplir con las exigencias del RGPD y la LOPDGDD. El consentimiento no solo debe ser claro y específico, sino que también debe ser revocable en cualquier momento. Esto significa que el titular puede retirar su consentimiento en cualquier fase del proceso, obligando a la empresa a detener el tratamiento o la cesión de sus datos.
Al margen de las correspondientes medidas de seguridad, un modelo de consentimiento de cesión de datos puede ser una herramienta útil para garantizar el cumplimiento de la normativa. Este documento debe especificar con claridad los datos que se van a compartir, con quién se van a compartir y para qué fines específicos se utilizarán. También debe incluir información sobre los derechos del titular de los datos y los mecanismos que tiene para ejercer esos derechos.
4. Cesión de datos personales sin consentimiento
Aunque el consentimiento es la base más común para la cesión de datos personales, hay casos en los que una empresa puede compartir datos sin requerir el consentimiento del titular. Esto es posible cuando la cesión es necesaria para cumplir con una obligación legal, como en el caso de colaboraciones con organismos públicos, o cuando se trata de cesiones de datos entre administraciones públicas.
En estos casos, la empresa cedente debe tener una justificación legal clara y asegurarse de que el tratamiento posterior de los datos cumpla estrictamente con los principios establecidos en el RGPD y en la LOPDGDD. Es importante destacar que, aunque no se requiere consentimiento, el titular de los datos sigue teniendo derechos sobre su información, como el acceso o la rectificación de sus datos.
5. Subcontratación de terceros y cesión de datos
Un aspecto especialmente relevante en el ámbito empresarial es la subcontratación de servicios, que en muchos casos implica el acceso a datos personales por parte de terceros. En estos escenarios, la cesión de datos debe estar claramente regulada en el contrato de subcontratación y cumplir con una serie de medidas de seguridad. Es decir, el acuerdo debe contemplar la posibilidad de que un tercero gestione esos datos, siempre por cuenta del Responsable y cuando se comprometa a cumplir con las mismas obligaciones de protección de datos que la empresa principal.
Este tipo de acuerdos es habitual en procesos como la cesión de trabajadores entre empresas del mismo grupo, donde la transferencia de datos de empleados es común. Sin embargo, es esencial que el contrato defina claramente las responsabilidades de ambas partes para proteger los datos personales y garantizar que se adopten las medidas de seguridad adecuadas. Tambiés es habitual en los casos de subcontratación de algún servicio que la empresa principal no puede realizar directamente con una empresa proveedora (servicios de asesoramiento, diseño web, posicionamiento y redes sociales, acciones de marketing y/o comunicaciones comerciales, etc).
6. Modelo de cesión de datos a terceros
Para garantizar que la cesión de datos a terceros cumpla con la legislación vigente, las empresas deben disponer de un modelo de cesión de datos a terceros conforme al RGPD y a la LOPDGDD y cumplir una serie de medidas. Este documento debe incluir varios elementos clave, como:
- Identificación de la empresa cedente y la empresa cesionaria.
- Descripción de la naturaleza de los datos personales que se transfieren.
- Propósito de la cesión de datos.
- Medidas de seguridad implementadas para proteger la información.
- Información sobre los derechos de los titulares de los datos y cómo pueden ejercerlos (acceso, rectificación, eliminación, etc.).
Es fundamental que este modelo no sea un simple documento estándar, sino que esté adaptado a las particularidades de cada caso concreto, reflejando las necesidades y características específicas de la cesión de datos en cuestión.
7. Medidas de seguridad en la cesión de datos
Uno de los aspectos más críticos en cualquier contrato de cesión de datos es la implementación de medidas de seguridad adecuadas. La empresa cesionaria debe comprometerse a adoptar todas las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad e integridad de los datos personales que recibe. Estas medidas pueden incluir, entre otras:
- Cifrado de la información para protegerla durante la transferencia.
- Controles de acceso estrictos para evitar que personas no autorizadas accedan a los datos.
- Auditorías de seguridad periódicas para garantizar el cumplimiento de las políticas de protección de datos.
- Protocolos específicos en caso de brechas de seguridad.
Además, es importante que el contrato estipule que cualquier vulneración de la seguridad que afecte a los datos personales debe ser notificada de inmediato tanto a la empresa cedente como a las autoridades competentes en materia de protección de datos, si esto fuera necesario.
8. Cesión de datos entre administraciones públicas
Un caso particular de cesión de datos es el que se produce entre administraciones públicas. En estos casos, la cesión puede estar justificada por el cumplimiento de una función pública, por lo que no es necesario obtener el consentimiento de los titulares de los datos. No obstante, es fundamental que las administraciones involucradas establezcan acuerdos formales que garanticen que los datos personales se traten con el nivel de confidencialidad y seguridad que exige el RGPD y la LOPDGDD.
9. Sanciones por cesión indebida de datos
El incumplimiento de las normas relativas a la cesión de datos puede llevar a sanciones graves. Si una empresa cede datos a terceros sin el consentimiento adecuado o sin cumplir con los requisitos legales establecidos por el RGPD y la LOPDGDD, puede enfrentarse a multas económicas significativas. Además de las sanciones económicas (hasta 20 millones de €uros o el 4% del volumen de negocio anual), el daño reputacional que puede sufrir una empresa por la cesión indebida de datos es considerable.
Por ello, es imprescindible que las empresas revisen y actualicen periódicamente sus contratos de tratamiento de datos y los modelos de cesión de datos para garantizar que están en conformidad con la normativa vigente.
En Protection Report sabemos que la cesión de datos personales es un proceso que debe gestionarse con gran cuidado y atención, para poder cumplir con el RGPD y la LOPDGDD y proteger los derechos de los titulares de los datos. Al establecer una relación de tratamiento de datos con terceros, es muy importante contemplar aspectos como el consentimiento, las medidas de seguridad y los derechos de los interesados. Esto no solo protege a la empresa cedente y a la cesionaria de posibles sanciones, sino que también asegura una gestión responsable y ética de la información personal.
Implementar un modelo de cesión de datos a terceros adecuado y cumplir con las obligaciones establecidas en el RGPD y la LOPDGDD permite a las empresas optimizar el tratamiento de datos sin comprometer la privacidad ni la seguridad de la información de los usuarios o empleados. En Protection Report, entendemos que la protección de los datos personales es un aspecto fundamental para cualquier empresa en la actualidad. Nuestro equipo de expertos está preparado para ofrecerte una amplia gama de servicios, así que no dejes la seguridad de tus datos al azar, pues contamos con las herramientas y el conocimiento para que tu empresa esté siempre protegida. Para cualquier duda o consulta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos aquí para ayudarte a gestionar tus datos de forma segura y eficaz.